Machen Sie kurzen Prozess - Prozessoptimierung

Es gibt kein Unternehmen ohne Prozesse. Sie funktionieren nur, wenn die einzelnen Aktivitäten der Mitarbeiter entlang einer Ablaufkette miteinander koordiniert werden. Bei der Menge an einzelnen Handlungen, Personen und Systemen ist die Koordination komplex und eine Prozessoptimierung daher sehr wirkungsvoll. Aber ist das überhaupt noch zeitgemäß? Ist die Realität nicht die ständige Veränderung, die statisch optimierte Prozesse wie aus dem Mittelalter aussehen lässt?

Wer jetzt vehement eine bestimmte Methode zur Optimierung empfiehlt, schlägt mit dem Hammer auf Schrauben. Hier braucht es eine Antwort mit Augenmaß. Natürlich benötigt jedes Unternehmen flexible Strukturen zur Reaktion auf sich die ständig verändernden Anforderungen. Hier können nur agile Methoden helfen, die kontinuierliche Verbesserungen fördern.

Anderseits gibt es in den meisten Unternehmen auch ein Brot-und-Butter-Geschäft, in dem mit wiederkehrenden Themen und damit mit modularisierbaren Prozessen das Geld verdient wird. Und gerade im Umfeld unseres Beratungsschwerpunkts Innovationen können Sie die Chancen der Prozessoptimierung nutzen, z.B. bei einem Unternehmenszukauf, bei der Einführung innovativer Produkte und Dienste oder neuer Technologien. Durch eine reibungslose Gestaltung und gelungenen Optimierung der zentralen Prozesse kann den Kunden in vielen Fällen eine bessere Qualität in kürzerer Zeit und bei geringeren Kosten geboten werden.

Eine erfolgreiche Prozessoptimierung konzentriert sich auf standardisierbare Prozessteile und bringt diese mit den Ausnahmen in Einklang. Aber wie funktioniert das? Basis sind die drei Leistungsmerkmale Zeit, Qualität und Kosten, die sich auch in der Zielsetzung widerspiegeln:

	Vereinfachen durch Elimieren überflüssiger Prozessschritte,
	Beschleunigen durch Parallelisieren,
	Verbessern der Qualität durch Vermeidung von Medienbrüchen und größere Klarheit,
	Senken der Kosten durch Standardisieren und Automatisieren,
	Flexibilisieren oder Konzentration auf das Kerngeschäft durch Outsourcing.

Wer seine Prozesse grundlegend kritisch durchleuchtet, verändert oder neu gestaltet, der greift tief in das Leben eines Unternehmens ein. Die Basis bildet häufig eine bewährte und beim Kunden eingeführte Methodik (z.B. Prozessketten, BPMN, UML, ...). Als wesentlicher Erfolgsfaktor erweisen sich in der Praxis jedoch nicht die Werkzeuge, sondern die Steuerung der mit den bestehenden Abläufen verbundenen Hemmnisse, des Veränderungsmanagements und der Organisationsentwicklung.

Daraus ergeben sich veränderte Anforderungen sowohl an die Führung, aber auch an die begleitenden Berater. Erfahren Sie im FTD Dossier "Berater" mehr über die benötigten Fähigkeiten.

Und was heißt das in der Praxis? Anhand des Projektbeispiels "Prozessoptimierung der Produktentwicklung eines führenden Mobilfunk-Dienstleisters" klären wir diese Frage.